Volle Konzentration auf Genuss:

Gourmet-Tempel setzt auf externes IT-Management

Netzwerke einrichten, Software installieren, Hardware konfigurieren – und für ratsuchende User immer ein offenes Ohr haben: Die Anforderungen an IT-Betreuer und Systemadministratoren in Unternehmen mittlerer Größe sind breit gestreut. Zumeist arbeiten die Computerfachleute im Hintergrund und sorgen dafür, dass Server stabil laufen und Softwareanwendungen auf dem neuesten Stand sind. Kurz: ohne nimmermüde IT-Spezialisten ist die vernetzte Büro- und Geschäftswelt nicht denkbar. Ein besonderer Tag bezeugt, dass diese Erkenntnis mittlerweile zum Allgemeingut gehört. Jeweils am letzten Freitag im Juli wird der „System Administrator Appreciation Day“ gefeiert – ein nicht ganz ernstgemeinter Feiertag, an dem die Beschäftigten „ihrem“ IT-Verantwortlichen Dankeschön sagen. Einige Unternehmen gehen einen Schritt weiter und danken ihren Computerspezialisten, indem sie Entlastung von Außen holen: IT-Outsourcing liegt im Trend. Die deutschlandweit aktive Gourmet-Lebensmittelkette Frische Paradies etwa vertraut in sämtlichen Fragen rund um Planung, Einrichtung und Support auf die Dienstleistungen eines externen Anbieters.

Die Frische Paradies-Gruppe ist Deutschlands größter Feinschmecker-Spezialmarkt und Lieferant für Gastronomie und Handel. Ein rund 5.000 Produkte zählendes Sortiment und eine fachkundige Beratung lassen keine Wünsche offen: von Frischfisch über Wildspezialitäten bis hin zu ausgefallenen Weinen und Spirituosen: alles in höchster Qualität und dauerhaft lieferbar. Das Frische Paradies – ein Tochterunternehmen des Oetker-Konzerns – betreibt acht Filialen in Deutschland und einen weiteren Markt in Wien. Zahlreiche Gastronomie-Betriebe lassen sich von den einzelnen Filialen täglich frisch beliefern. Selbstabholer können auf eine pünktliche Bereitstellung vorbestellter Waren vertrauen.

Frische will organisiert sein

Wenn Frische, Zuverlässigkeit und Qualität im Fokus stehen, muss das Umfeld entsprechend organisiert sein. Dazu gehört vor allem auch eine wohl durchdachte und funktionale IT-Infrastruktur – die auf dem letzten Stand der Technik ist.

Im Jahr 2000 erkannten die IT-Verantwortlichen der Oetker-Tochter Handlungsbedarf und entschieden sich für umfangreiche Veränderungen: neue Netzwerke wurden eingerichtet und einheitliche Hard- und Software erworben. Das erklärte Ziel: die Mitarbeiter des rasch wachsenden Unternehmens sollten sich auf ihre Hauptaufgabe konzentrieren können: die Bereitstellung von Premium-Lebensmitteln jeder Art. Oliver Seifert, IT-Leiter des Frische Paradies, erinnert sich: „Ich habe die anfallenden Aufgaben zunächst noch weitgehend alleine dirigiert, was zunehmend schwer zu bewältigen war. Bedingt durch Filial-Neueröffnungen musste ich mich nach Unterstützung umsehen“. Die begehrte Verstärkung kam aus dem Unternehmen selbst – Hans Extra, der zunächst noch Assistent der Betriebsleitung war, übernahm vermehrt administrative Aufgaben im EDV-Bereich.

Nach seinem Schritt in die Selbständigkeit ist Hans Extra und ein Team von Mitarbeitern heute für große Teile der IT-Umgebung an sieben deutschen Standorten verantwortlich und erledigt zudem Arbeiten für die Filiale in Wien. Ausgenommen vom Zuständigkeitsbereich der Firma Extra-Net ist nur die Unternehmenssoftware SAP und die Lohnabrechnungsanwendung PAISY – beide Programme werden zentral im Oetker-Rechenzentrum verwaltet.

Übersicht und Zuverlässigkeit

Unternehmensweit sollte eine einheitliche IT-Umgebung nach vordefinierten Standards entstehen. Gemeinsam mit dem IT-Leiter Herrn Seifert wurde in einem ersten Schritt der Bedarf analysiert. Eine Inventarliste sorgte für Klarheit, welche Komponenten wann und in welchem Umfang ausgetauscht werden sollten. Extra-Net beschaffte in der Folge sämtliche neue Hardware wie Server, PCs, Bildschirme und Netzwerkkomponenten, wobei ausschließlich Geräte von Markenherstellern zum Einsatz kamen. Auch die benötigte Software wurde durch den Dienstleister installiert und eine funktionstüchtige Konfiguration vorgenommen. Zu den klassischen Alltagsaufgaben zählt die Lizenzverwaltung, Softwareverteilung, Datensicherung und Migration, sowie der Remote-Zugriff auf Rechner zur Fehleranalyse. Aber auch branchenspezifische Tätigkeiten gehören zum Dienstleistungsspektrum, wie etwa das Einlesen von Daten in Bizerba-Systemwaagen, die auch aus dem Lebensmitteleinzelhandel bekannt sind.

Kurze Reaktionszeiten

Nur wer die Soft- und Hardwareausstattung eines Unternehmens genau kennt und mit den Netzwerken im Detail vertraut ist, kann für wirklich effektive und nachhaltige Systempflege sorgen. Die Frische Paradies-Gruppe ist darauf angewiesen, dass Supportanfragen rasch bearbeitet werden und ein Ansprechpartner auch nachts und an Feiertagen zur Verfügung steht. Hier konnte das Unternehmen offenbar überzeugen: „Uns verbindet mit Extra-Net eine langjährige, vertrauensvolle Beziehung. Wartungsaufgaben werden stets zuverlässig erledigt, der Support ist 24 Stunden erreichbar“, resümiert Oliver Seifert. Probleme an den einzelnen Standorten lassen sich meist per Datenfernzugriff lösen; Einsätze vor Ort erfolgen binnen 24 Stunden. Für die Gourmet-Kette hat sich der Einsatz eines externen Dienstleisters somit gelohnt: das Unternehmen verfügt heute neben einheitlichen Standards auf hohem Niveau über eine stets gepflegte IT-Infrastruktur. Und der hausinterne IT-Verantwortliche hat das gute Gefühl, dass sämtliche Administrationsaufgaben in vertrauensvollen Händen sind.